Diagnostic initial

Avant le démarrage du projet, les outils utilisés par Intis reflétaient une situation de transition d’une entreprise en phase de construction suite à un rythme de croissance grandissant :

• Un usage hybride entre Odoo et Excel

• Des données clients dispersées, souvent dupliquées et mal formatées

• Aucune véritable automatisation, peu de fiabilité dans le reporting

• Une dépendance forte à l’informel (e-mails, fichiers personnels, transmission orale)

"On avait conscience qu’on perdait un temps précieux, et qu’on ne pouvait pas se permettre de passer à côté d’opportunités par manque de structure."

L'enjeu était d’autant plus critique que plusieurs membres de l’équipe commerciale manipulaient chacun leurs propres bases de données, sans logique commune de qualification ou de priorisation. Un départ ou une absence devenait ainsi un risque direct pour la continuité commerciale.

Objectifs du projet

Trois piliers ont structuré l’accompagnement proposé :

✅ Productivité : permettre aux équipes de gagner du temps sur la saisie, le suivi, le reporting

✅ Pilotage : rendre visible l’effort commercial pour ajuster les stratégies d’acquisition

✅ Autonomie : rendre les équipes capables de gérer, faire évoluer et exploiter l’outil en interne

Méthodologie projet : un accompagnement en 3 temps

Phase 1 : Cadrage stratégique

• Ateliers avec la directrice Sales pour clarifier les workflows cibles

• Définition des personas, des typologies de leads et des étapes de cycle de vente

• Identification des points de rupture actuels et des gisements de valeur à créer

Phase 2 : Implémentation HubSpot

• Configuration complète du Sales Hub Pro

• Personnalisation des objets CRM : contacts, entreprises, transactions

• Création du pipeline de ventes unique, structuré et lisible

• Définition de vues personnalisées et listes dynamiques pour chaque persona cible

• Création de 10 workflows d’automatisation : relances, notifications internes, MAJ des statuts, suivi post-rendez-vous

Phase 3 : Migration et nettoyage de données

• Fusion des bases issues de fichiers Excel personnels et d’Odoo

• Import et structuration de 5000 contacts, 2000 entreprises, 2000 transactions

• Traitement des doublons, homogénéisation des formats, normalisation des champs clés

Phase 4 : Coaching et transfert de compétence

• 5 sessions dédiées à l’équipe Sales (usage quotidien, relances, suivi pipeline)

• 5 sessions dédiées aux administrateurs (création d’automatisations, rapports, gestion des utilisateurs)

• Livraison d’un guide conversationnel et d’un kit de prise en main interne

Défis rencontrés et choix techniques

• Complexité de la migration : les données étaient très hétérogènes, sans associations, avec des champs texte ouverts (sans règles de saisie), rendant la consolidation délicate. Des scripts de nettoyage et des règles de mapping ont dû être mises en place manuellement.

• Culture CRM inexistante : la majorité des utilisateurs n’avaient jamais utilisé d’outil structurant. Le projet a donc aussi été un accompagnement au changement, pour faire évoluer les habitudes et installer de nouveaux réflexes.

• Exigence de simplicité : le CRM devait être facilement pris en main, sans complexité technique, pour garantir une adoption rapide.

Résultats observés 3 mois après le déploiement

• + de clarté dans le pilotage de l’activité : reporting mensuel, visibilité des deals

• Adoption unanime par l’équipe Sales, qui s’appuie désormais à 100 % sur HubSpot

• Réduction du temps passé sur les tâches de suivi client et de qualification

• Prospection plus efficace grâce aux vues segmentées et aux automatisations

• Meilleure prise de décision stratégique, grâce à des données fiables et centralisées

Focus : les tableaux de bord créés

• Tableau de bord prospection : nombre de contacts engagés par commercial, taux de réponse, étapes atteintes

• Tableau de bord activités : nombre d’actions par type (e-mails, appels, relances)

• Tableau de bord performance : volume de transactions par mois, taux de closing, prévisionnel annuel vs réel

Chaque tableau est mis à jour en temps réel et utilisé dans les réunions hebdomadaires et mensuelles.

Retours internes et dynamique d’équipe

L’une des plus grandes réussites du projet tient à l’engagement collectif autour de l’outil. Le projet HubSpot a été perçu comme un projet de transformation, non comme une contrainte.

• L’équipe Sales s’est rapidement emparée de l’outil

• Les échanges entre collègues sont devenus plus fluides

• La structure commune a permis de créer un langage partagé autour du suivi client