Introduction - Une entreprise en croissance avec une couverture internationale

1. Problématique : Starter était “ok”, mais pas fait pour scaler l’exécution

Maison Janneau utilisait déjà HubSpot, ce qui change le point de départ : il n’y avait pas à convaincre sur le principe d’un CRM, ni à faire accepter un nouvel outil. L’équipe était déjà “en confiance” avec HubSpot et avait une base d’usage. Pourtant, cette base n’était pas suffisante pour accompagner une phase d’expansion internationale et de montée en charge commerciale.

La limite majeure de Sales Hub Starter, dans ce cas précis, se situe dans l’écosystème d’automatisation. La charge quotidienne était encore trop dépendante des saisies manuelles et des gestes répétitifs : compléter des champs à la main, recopier des informations, maintenir le pipeline à jour “à l’énergie”, relancer sans filet, et faire vivre le CRM comme un endroit où l’on “déclare ce qu’on a fait” au lieu d’un système qui accompagne ce qu’on fait.

Cette contrainte est d’autant plus forte que l’équipe est réduite. Quand on est quatre et qu’on adresse un périmètre international, chaque minute passée à “administrer” un deal est une minute en moins pour prospecter, qualifier, faire avancer une opportunité, ou gérer les échanges à forte valeur ajoutée. Or l’entreprise voulait précisément l’inverse : réallouer du temps vers la prospection et l’augmentation du volume de rendez-vous, afin d’alimenter le pipeline sur un cycle long.

Autre point important : le reporting était présent mais sous-exploité. Dans beaucoup d’organisations, c’est le symptôme d’un problème de fond. Soit les dashboards ne sont pas alignés avec les questions opérationnelles, soit la donnée n’est pas suffisamment normalisée pour donner confiance, soit les deux. Dans un environnement multi-zones, le reporting doit être riche, fiable et facilement consultable, sinon il n’est pas utilisé.

2. Objectifs du projet : automatiser, accélérer, fiabiliser

3. Approche Yes We Sales : upgrade + refonte, pas “changement de licence”

Yes We Sales n’a pas traité ce projet comme un simple upgrade de licence. La démarche a été pensée comme une refonte complète, dont la licence Professional est un accélérateur, pas une fin.

Le projet s’est déroulé rapidement : démarrage début septembre, sessions de coaching jusqu’à fin octobre, puis ajustements jusqu’à fin 2025. Ce timing court n’a été possible que parce que HubSpot était déjà en place et que l’équipe était déjà familiarisée avec l’outil. Mais surtout, parce qu’un champion interne a porté le projet avec un très haut niveau d’implication : proactivité, autonomie, capacité à tester, et capacité à embarquer l’équipe. Ce type de profil est décisif, car il transforme un projet “outil” en projet “usage”, et il accélère les boucles d’itération.

Sur le fond, la méthode a consisté à aligner la configuration HubSpot sur les objectifs : supprimer la friction, rendre l’exécution plus rapide, et structurer la donnée pour permettre l’automatisation et le pilotage.

4. Mise en œuvre — ce qui a été livré

4.1 Upgrade vers Sales Hub Professional : ouvrir la boîte à outils d’exécution

L’upgrade vers Sales Hub Professional a été le point de bascule, parce qu’il a rendu possible ce qui était central pour Maison Janneau : automatiser l’exécution et industrialiser la prospection. L’objectif n’était pas d’ajouter de la complexité, mais d’ajouter des leviers. Là où Starter impose encore beaucoup d’efforts manuels, Professional permet d’installer un fonctionnement “assisté” : workflows, séquences, outils de standardisation, et reporting plus robuste.

En parallèle, Marketing Hub Starter continue de jouer son rôle côté marketing et acquisition : newsletters, formulaires, connexion au site et collecte d’informations. Dans cette architecture, Marketing Hub capte et structure l’entrée de données, et Sales Hub Pro convertit et pilote l’exécution.

4.2 Refonte data : rendre la donnée “automatisable”

Le chantier data a été l’une des clés du projet. Il n’y a pas eu migration, puisque le portail existait, mais il y a eu un travail important de nettoyage et de normalisation. L’idée est simple : l’automatisation n’est fiable que si la donnée est fiable.

Maison Janneau devait uniformiser la manière dont les informations étaient saisies et exploitées, notamment entre la partie USA et la partie Europe. Dans un contexte international, les variations de saisie s’accumulent vite, et elles rendent le reporting fragile. Le projet a donc consisté à remplacer des champs texte libres par des champs structurés, comme des menus déroulants ou des champs multi-sélection. Ce changement, qui peut sembler “cosmétique”, est en réalité fondamental : il permet de filtrer, segmenter, déclencher des workflows, et produire des dashboards cohérents.

Ce travail de structuration a aussi été pensé de manière transversale entre objets : contacts, entreprises et transactions. L’objectif était de pouvoir synchroniser des informations clés et éviter des redondances. Cela permet de réduire la double saisie et de rendre l’outil plus “naturel” à utiliser : une information saisie au bon endroit doit pouvoir servir partout où elle est nécessaire.

Au final, cette refonte data a permis à la fois de gagner du temps (moins de corrections, moins de saisie manuelle), d’uniformiser les pratiques, et de sécuriser les automatisations et le reporting.

4.3 Pipeline & process : un seul pipeline, mais une lecture internationale

Maison Janneau a conservé un seul pipeline. C’est un choix sain quand on veut garder une langue commune et éviter une fragmentation par zone. Mais l’enjeu était d’ajouter une capacité de pilotage et de visibilité par pays et par zone géographique, sans multiplier les pipelines.

Le pipeline et les process ont donc été retravaillés pour améliorer la lisibilité et rendre les étapes plus fidèles au cycle de vente réel. Dans ce cadre, certaines étapes peuvent évoluer automatiquement, en fonction d’événements précis liés aux rendez-vous et aux réunions. L’objectif est de limiter le nombre de manipulations manuelles : si un événement significatif se produit (par exemple, un rendez-vous pris et tenu), il est logique que l’opportunité avance d’une manière ou d’une autre, ou que certaines tâches se déclenchent.

En procédant ainsi, le pipeline devient plus “auto-maintenu”. Il reflète mieux la réalité, et il demande moins d’effort quotidien pour être à jour. C’est particulièrement important sur des cycles longs : plus le cycle est long, plus le risque d’écart entre la réalité et le CRM augmente si tout repose sur des mises à jour manuelles.

4.4 Automatisations : réduire la friction, sécuriser le suivi, augmenter le volume

C’est ici que Sales Hub Professional a créé le plus de valeur, parce que c’est là que Starter limitait fortement l’équipe. Les automatisations mises en place avaient un but clair : rendre l’exécution plus efficace, plus standardisée, et moins dépendante de la mémoire ou de la charge mentale.

Le premier volet a consisté à réduire autant que possible la saisie manuelle et surtout la double saisie. Autrement dit, dès qu’une information pouvait être captée automatiquement, ou dès qu’un événement pouvait déclencher une action sans intervention, l’objectif était d’activer cette logique. Cela passe notamment par des workflows qui attribuent automatiquement des propriétaires en fonction des zones, qui remplissent certaines informations de manière standardisée, et qui déclenchent des tâches plutôt que de compter sur un rappel “humain”.

Le deuxième volet a porté sur l’industrialisation de la prospection. Les séquences ont été utilisées pour augmenter le volume de touches et de relances, sans dégrader la qualité. Pour que cela fonctionne, il faut aussi des modèles d’emails, des blocs de texte, des playbooks et des documents, afin que l’équipe puisse exécuter vite et bien, en restant cohérente. Cela crée un socle de standardisation : on évite de réinventer la roue à chaque prospect, et on garde une traçabilité claire de ce qui a été envoyé, quand, et dans quelle logique.

Le troisième volet, très important dans le contexte de Maison Janneau, a consisté à sécuriser le suivi sur cycle long. Des mécanismes d’alertes, de relances et de mise en visibilité permettent d’identifier les transactions qui “ghostent” depuis plus de 30 jours. Le but n’est pas de harceler, mais de ne pas subir l’inertie. Sur un cycle long, la différence se fait souvent sur la discipline : relancer au bon moment, garder le fil, et ne pas laisser une opportunité se refroidir sans qu’on le voie.

Globalement, ces automatisations ont eu un impact direct sur la charge quotidienne : moins de micro-tâches, plus d’exécution commerciale, et un pipeline mieux entretenu.

4.5 Connexions formulaires, rendez-vous, email/agenda : HubSpot devient “dans le flux”

Un autre point clé du projet a été l’interconnexion. Avant, certains outils n’étaient pas suffisamment intégrés : emails et agendas ne “parlaient” pas toujours au CRM comme ils auraient dû. Résultat : de la friction, des informations qui se dispersent, et une perte de traçabilité.

Avec Sales Hub Pro, et en s’appuyant sur les liens de prise de rendez-vous, certaines actions ont pu être automatisées dès la prise de RDV : création d’une transaction, envoi de messages, déclenchement de workflows, et parfois mise à jour d’étapes. Cette logique “dans le flux” change la perception de l’outil : le CRM n’est plus un endroit où l’on fait du rattrapage, c’est un outil qui accompagne l’action.

Côté Marketing Hub Starter, la connexion site et les formulaires complètent cet ensemble : l’information est captée plus tôt, plus proprement, et injectée dans des champs structurés, ce qui alimente l’automatisation et le reporting. Cela participe aussi au routage et à l’attribution automatique selon les zones.

5. Reporting & pilotage : du “peu exploité” à un usage quotidien

6. Adoption & conduite du changement : pourquoi ça a pris vite

Résultats obtenus

Même sans communiquer publiquement de KPI chiffrés, les effets de la refonte sont visibles à trois niveaux : productivité, prospection et pilotage. D’abord, l’équipe commerciale gagne en productivité en réduisant fortement la part de travail “administratif” liée au CRM. La mise en place d’automatisations (workflows, attribution automatique, alertes et tâches) combinée à la normalisation des données diminue la saisie manuelle, limite la double saisie et sécurise la complétion d’informations clés. Concrètement, le CRM demande moins d’effort pour être maintenu à jour et devient plus naturel à utiliser, ce qui libère du temps pour des actions à forte valeur ajoutée : qualification, échanges commerciaux, rendez-vous, relances stratégiques et négociation.

Ensuite, Maison Janneau augmente sa capacité de prospection, ce qui est central dans un contexte d’expansion internationale avec une équipe réduite. Le déploiement des séquences, des modèles d’emails, des playbooks, des blocs de texte et des documents permet d’industrialiser l’exécution commerciale sans dégrader la qualité. L’équipe peut multiplier les touches, standardiser le discours, gagner en vitesse d’exécution et maintenir une prospection régulière dans le temps. Cela contribue directement à l’objectif de générer davantage de rendez-vous et d’alimenter un pipeline déjà conséquent — une nécessité lorsque les cycles de vente sont longs et les paniers moyens élevés.

Enfin, le projet améliore la maîtrise des cycles longs grâce à des mécanismes de suivi et d’anti-inertie. La mise en visibilité des opportunités inactives (par exemple celles qui “ghostent” au-delà d’une période donnée), associée à des relances et des rappels, sécurise le rythme commercial et réduit le risque de pertes silencieuses. En parallèle, la refonte du reporting et l’enrichissement des dashboards permettent un pilotage plus structuré : consultation quotidienne pour l’opérationnel, et lecture hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle pour suivre la performance par zone, par pays et par catégories d’activité. Le CRM devient ainsi un véritable outil de décision et d’alignement, en cohérence avec la stratégie de croissance.