Contexte et enjeux initiaux
Avant le lancement du projet CRM, My Digital Buildings s’appuyait sur une combinaison d’Odoo et de fichiers Excel pour suivre son activité commerciale. Cette organisation, bien que fonctionnelle dans les premières phases de développement, reposait majoritairement sur des processus manuels, avec peu ou pas d’automatisation.
Cette situation générait plusieurs limites structurantes :
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Une absence de vision consolidée et en temps réel du pipeline commercial.
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Des reportings fragmentés, peu fiables et difficilement exploitables pour le pilotage stratégique.
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Une forte dépendance aux individus pour la mise à jour des données et le suivi des opportunités.
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Une capitalisation insuffisante sur l’historique des interactions clients (appels, emails, réunions, ventes).
À mesure que l’activité se développait, ces limites devenaient de plus en plus contraignantes. La croissance des leads inbound issus du site web, combinée à une volonté d’intensifier la prospection commerciale, rendait indispensable la mise en place d’un outil capable d’absorber ce volume tout en garantissant un suivi rigoureux.
Par ailleurs, l’ouverture d’une BU en Espagne nécessitait un socle commun permettant de piloter l’activité à l’échelle internationale, sans multiplier les outils ni fragmenter la donnée.
Objectifs du projet CRM
Le projet HubSpot ne visait pas uniquement à remplacer un outil existant, mais à transformer en profondeur la manière dont l’activité commerciale était structurée et pilotée.
Les objectifs définis par My Digital Buildings étaient clairs :
✅ Mettre en place un CRM structuré et automatisé, capable de remplacer les processus manuels existants.
✅ Centraliser l’ensemble des informations commerciales dans une plateforme unique, fiable et à jour.
✅ Améliorer la gestion des leads inbound issus du site web, tout en structurant les actions de prospection outbound.
✅ Disposer d’indicateurs fiables pour piloter la performance commerciale : durée des cycles de vente, taux de conversion, chiffre d’affaires annuel.
✅ Faciliter le quotidien des chargés d’affaires techniques en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée.
✅ Accompagner l’ouverture et le développement de la BU Espagne avec une organisation scalable et cohérente.
Dans cette optique, HubSpot a été envisagé non pas comme un simple CRM, mais comme un véritable outil de pilotage de la performance commerciale.
Solutions mises en place avec HubSpot Sales Hub Pro
My Digital Buildings a fait le choix de déployer HubSpot Sales Hub Pro, accompagné par Yes We Sales, selon une approche pragmatique et orientée métier.
Une structuration multi-pipelines adaptée à la réalité terrain
Contrairement à une approche standardisée reposant sur un pipeline unique, l’activité de My Digital Buildings nécessite une lecture fine des opportunités selon les types de projets, les marchés adressés et les zones géographiques.
Entre six et huit pipelines de vente ont ainsi été créés, permettant de refléter fidèlement la diversité des ventes et des projets. Cette structuration offre à la fois une vision détaillée pour les équipes opérationnelles et une vision consolidée pour le management.
Une opportunité est considérée comme qualifiée dès lors qu’un rendez-vous business est effectivement booké. Cette définition partagée permet de fiabiliser le pipeline et d’améliorer la qualité des prévisions.
Une migration de données structurée et sécurisée
La migration des données depuis Odoo et Excel a constitué un enjeu clé du projet. Les exports issus d’Odoo ne conservant pas les associations entre contacts, entreprises et transactions, un travail approfondi a été mené pour nettoyer, standardiser et reconstruire la relation entre les différents objets CRM.
Cette étape a permis de livrer aux équipes un CRM immédiatement exploitable, avec un historique client complet et cohérent, condition essentielle pour favoriser l’adoption.
Des automatisations au service des équipes techniques
L’un des axes majeurs du déploiement a été l’automatisation des tâches répétitives et chronophages. HubSpot a été configuré pour centraliser automatiquement les emails, appels et réunions, générer des rappels et des tâches selon l’avancement des opportunités, et fiabiliser la mise à jour des statuts commerciaux. L’objectif n’était pas de transformer les chargés d’affaires en commerciaux “purs”, mais de leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier, tout en bénéficiant d’un cadre structurant.
Aujourd’hui, HubSpot est utilisé quotidiennement par 20 utilisateurs, dont 6 chargés d’affaires, et constitue le point d’entrée unique de l’activité commerciale.
HubSpot comme socle de l’ouverture de la BU Espagne
L’ouverture de la Business Unit en Espagne a été intégrée dès le départ dans la réflexion CRM. La BU utilise le même portail HubSpot que la France, tout en disposant de pipelines spécifiques adaptés à son marché.
La séparation logique des données repose sur les équipes et sur des propriétés dédiées (pays, BU, marché), permettant une gouvernance centralisée tout en conservant une lecture locale de la performance.
Cette organisation permet à My Digital Buildings de répliquer ce qui fonctionne sur son marché historique tout en adaptant ses processus aux spécificités du marché industriel espagnol.
Adoption et conduite du changement
L’adoption des équipes a été au cœur du projet. Des formations à l’usage quotidien de HubSpot ont été mises en place, complétées par des sessions dédiées à l’évolution de la plateforme et à la lecture des reportings. Les utilisateurs ont également accès à la plateforme e-learning Yes We Sales, afin de garantir une montée en compétence continue et une autonomie durable.
Grâce à cette approche, HubSpot est aujourd’hui perçu comme un outil utile et indispensable, pleinement intégré dans les pratiques quotidiennes, et non comme une contrainte imposée.
Résultats et bénéfices observés
La mise en place de HubSpot Sales Hub Pro a permis à My Digital Buildings de transformer en profondeur son organisation commerciale :
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Une visibilité accrue et fiable sur l’ensemble du pipeline commercial.
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Une meilleure maîtrise des cycles de vente et des taux de conversion.
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Une amélioration significative de la qualité des données et du reporting stratégique.
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Un allègement des tâches administratives pour les équipes terrain.
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Un pilotage facilité de la croissance, y compris à l’international.
HubSpot est désormais un outil central de pilotage, au service de la performance et de la structuration de l’entreprise.
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