Rheonova

rheonova

Structurer sa croissance commerciale et industrialiser son cycle de ventes avec HubSpot

Aligner les équipes ventes et projets/études sur HubSpot
Gérer l'ensemble du cycle de ventes
Multiplier la génération des opportunités

Présentation

À un moment charnière de son développement, Rheonova s’est trouvé confrontée à une réalité que connaissent trop bien les entreprises industrielles en croissance : un CRM existant devenu trop rigide, des process commerciaux lourds, une accumulation de fichiers Excel pour compenser les lacunes du système, et une incapacité à centraliser, visualiser et exploiter efficacement les données commerciales. Résultat : un plafond de verre dans la croissance, une charge opérationnelle disproportionnée, et des cycles de vente qui s’allongeaient sans amélioration structurelle.

Dans ce contexte, il est devenu urgent pour Rheonova de repenser toute sa façon d’aborder la vente, la connaissance client, la collaboration entre équipes et le pilotage de l’activité. Pour passer d’un fonctionnement artisanal à un mode d’exécution commercial industrialisé, l’entreprise s’est tournée vers HubSpot, avec un objectif clair : faire de l’outil CRM le cœur de sa stratégie de croissance, en structurant les process, en automatisant ce qui peut l’être, et en donnant aux équipes une plateforme unique pour piloter l’ensemble des interactions clients et opportunités.

Secteur : Ingénierie industrielle & solutions techniques pour la transition énergétique
Clientèle cible : Acteurs industriels, institutionnels et grands comptes B2B
Zone géographique : France – Europe (projets à portée nationale et internationale)
Phase du projet : Structuration de la croissance commerciale et industrialisation des cycles de vente

15

Utilisateurs HubSpot

2

Hubs utilisés

8

Semaines d'adoption

1. Contexte général : une entreprise industrielle en phase de structuration

Rheonova évolue dans un secteur où la vente ne se résume jamais à une simple transaction. Chaque opportunité correspond à un projet, souvent sur-mesure, impliquant des phases d’analyse, d’études techniques, de validation et d’accompagnement approfondi. Le processus commercial s’inscrit dans la durée et mobilise plusieurs profils en interne : des commerciaux, bien sûr, mais aussi des chargés d’affaires, qui interviennent comme de véritables relais techniques et opérationnels.

L’entreprise opère principalement en B2B, auprès d’acteurs industriels ou institutionnels, avec des cycles de décision longs et des montants d’affaires significatifs. Cette réalité impose une gestion rigoureuse de l’information, une traçabilité complète des échanges et une coordination étroite entre les équipes.

Avant le projet HubSpot, Rheonova disposait déjà d’un CRM. Toutefois, celui-ci présentait des limites structurelles importantes. Peu flexible, il s’adaptait difficilement aux spécificités des processus internes. Il n’intégrait quasiment aucune automatisation et offrait une vision parcellaire de l’activité commerciale. Pour compenser, les équipes avaient progressivement mis en place leurs propres outils de suivi, essentiellement sous forme de fichiers Excel.

Ces fichiers servaient à tout : pilotage du pipe, suivi des études, reporting pour la direction, consolidation de données clients. Mais cette organisation, très dépendante de la rigueur individuelle de chacun, montrait rapidement ses failles dès que le volume augmentait. Les données étaient parfois redondantes, parfois contradictoires, souvent obsolètes. Et surtout, elles n’étaient jamais réellement centralisées. Tant que l’activité restait contenue, ce fonctionnement pouvait encore être toléré. Mais à partir d’un certain seuil de croissance, il devenait évident que ce modèle atteignait ses limites.

2. Une situation avant projet marquée par un plafond de verre

La situation de Rheonova avant HubSpot peut être qualifiée de croissance contrainte. Les opportunités existaient, le marché était porteur, les équipes compétentes. Pourtant, l’entreprise avait le sentiment d’atteindre un plafond de verre. Les cycles de vente étaient longs, sans réelle capacité à les analyser finement ou à identifier précisément les points de friction. Les commerciaux et chargés d’affaires passaient une part significative de leur temps sur des tâches administratives, de la saisie manuelle ou de la consolidation de données. La direction, quant à elle, manquait de visibilité globale et en temps réel sur la performance commerciale.

Plus problématique encore, Rheonova n’exploitait pas pleinement son actif le plus précieux : sa base de données clients et prospects. Des années d’historique, de projets, d’échanges et d’opportunités dormaient dans des outils dispersés, difficilement exploitables. Cela limitait fortement la capacité de l’entreprise à réactiver des contacts, détecter des signaux faibles ou structurer une démarche proactive de prospection. Dans ce contexte, continuer sans transformer l’outillage et les process revenait à accepter une croissance bridée, alors même que les ambitions de l’entreprise étaient à la hausse.

3. Des objectifs business clairs et structurants

Face à ce constat, Rheonova a défini des objectifs business précis, à la fois à court et à moyen terme. Le premier objectif était de réduire les cycles de vente, non pas en simplifiant excessivement les projets, mais en supprimant les frictions inutiles, les pertes d’information et les allers-retours évitables. Il s’agissait de fluidifier les process, d’améliorer la circulation de l’information et de donner aux équipes les moyens de travailler plus efficacement.

Le second objectif consistait à augmenter la valeur moyenne des deals. En ayant une meilleure connaissance des clients, de leurs besoins et de leur historique, Rheonova souhaitait être en mesure d’identifier davantage d’opportunités de cross-sell ou d’upsell, et de maximiser le potentiel de chaque compte.

Enfin, l’entreprise voulait aller chercher plus d’opportunités, de manière structurée. Cela passait par une meilleure exploitation de la base existante, mais aussi par la mise en place d’un outil capable de soutenir des actions de prospection plus ambitieuses à l’avenir.

Ces objectifs s’inscrivaient dans un contexte stratégique fort, marqué par des levées de fonds. Il était indispensable de pouvoir démontrer une maîtrise des process, une visibilité claire sur le pipe commercial et une capacité à transformer les investissements en croissance mesurable.

4. Pourquoi HubSpot : un choix stratégique, pas opportuniste

Le choix de HubSpot n’a pas été dicté par un simple effet de mode. Il s’est appuyé sur une réflexion approfondie autour des besoins réels de Rheonova et des capacités de la plateforme. HubSpot offrait avant tout la flexibilité nécessaire pour modéliser des processus commerciaux complexes, tout en restant accessible pour des utilisateurs aux profils variés. La plateforme permettait également d’introduire des automatisations intelligentes, capables de soulager les équipes des tâches répétitives et chronophages.

Un autre élément clé résidait dans la capacité de HubSpot à devenir un véritable socle central, intégrant l’ensemble des interactions clients, des opportunités et des données associées, tout en restant évolutif dans le temps. L’objectif n’était pas seulement de répondre aux besoins immédiats, mais de poser les bases d’un système capable d’accompagner la croissance sur plusieurs années.

Enfin, l’expertise du partenaire HubSpot a joué un rôle déterminant. Au-delà de l’outil, Rheonova cherchait un accompagnement capable de comprendre ses enjeux métiers, de challenger ses pratiques existantes et de proposer une vision structurée, alignée avec les ambitions business.

5. Problématiques opérationnelles et enjeux stratégiques

Les problèmes que Rheonova cherchait à résoudre étaient multiples et interdépendants. Il ne s’agissait pas uniquement de gagner du temps, mais de transformer en profondeur la manière dont l’activité commerciale était pilotée. L’un des enjeux majeurs résidait dans le manque de visibilité sur le pipe commercial. Sans pipeline clair et standardisé, il était difficile de prioriser les opportunités, d’anticiper les revenus ou de mesurer précisément la performance.

Les équipes commerciales et les chargés d’affaires étaient également fortement impactés. Leur quotidien était rythmé par des allers-retours entre différents outils, des recherches d’informations et des ressaisies multiples. Cette dispersion nuisait à la productivité, mais aussi à la qualité de l’accompagnement client. Pour la direction, le risque était double. D’une part, un manque de pilotage précis pouvait conduire à des décisions stratégiques basées sur des données incomplètes ou peu fiables. D’autre part, l’incapacité à industrialiser les process faisait peser un risque sur la capacité de l’entreprise à absorber une croissance plus forte. Si le projet n’aboutissait pas, Rheonova s’exposait à une stagnation, voire à une dégradation de la performance commerciale, malgré un marché porteur.

6. Audit initial : comprendre avant d’agir

Avant toute implémentation, un audit approfondi a été mené afin de dresser un état des lieux précis de l’existant. Cet audit ne s’est pas limité aux outils, mais a intégré une analyse fine des processus, des usages et de l’organisation interne. Des entretiens ont été réalisés avec la direction, les commerciaux et les chargés d’affaires. L’objectif était de comprendre comment les opportunités étaient réellement traitées, où se situaient les points de friction et quelles informations étaient réellement utiles au quotidien.

L’analyse des données existantes a mis en évidence une hétérogénéité importante. Certaines informations étaient exploitables, mais nécessitaient un nettoyage et une restructuration. D’autres, en revanche, étaient trop fragmentées ou obsolètes pour être réutilisées sans refonte. Le niveau de maturité CRM de Rheonova pouvait être qualifié de modéré. Les équipes avaient conscience de l’importance de la donnée et des outils, mais manquaient d’un cadre structurant et d’automatismes solides. Cet audit a également permis d’identifier plusieurs opportunités de “quick wins”, notamment la centralisation de l’historique client, la clarification des pipelines et la suppression de certaines tâches manuelles à faible valeur ajoutée.

7. Définition de la stratégie HubSpot

La stratégie définie avec Rheonova reposait sur une vision claire : faire de HubSpot le point d’entrée unique pour l’ensemble des interactions commerciales et opérationnelles. Plutôt que de chercher à tout faire immédiatement, le choix a été fait de se concentrer sur les leviers à plus fort impact. Les hubs retenus ont été le Sales Hub Pro et le Commerce Hub Pro, afin de couvrir l’ensemble du cycle de vie client, de la prospection à l’accompagnement post-vente.

Chaque décision fonctionnelle a été alignée avec les objectifs business initiaux. Les pipelines ont été conçus pour refléter fidèlement les étapes réelles des cycles de vente de Rheonova, y compris les phases d’études et de validation technique. Les automatisations ont été pensées pour soutenir les équipes, sans alourdir les process. Certains arbitrages ont volontairement été faits. Par exemple, le Marketing Hub n’a pas été activé dans un premier temps, afin de ne pas disperser les efforts et de garantir une adoption solide des usages sales et service.

8. Mise en œuvre opérationnelle : structurer sans rigidifier

Le déploiement de HubSpot s’est fait de manière progressive, avec une attention particulière portée à l’adéquation entre l’outil et les réalités du terrain. Les pipelines commerciaux ont été entièrement repensés, en intégrant les spécificités des cycles longs et des projets multi-étapes. Les rôles des commerciaux et des chargés d’affaires ont été clairement définis dans l’outil, afin de fluidifier la collaboration et d’éviter les pertes d’information. Des workflows d’automatisation ont été mis en place pour gérer certaines tâches clés : notifications internes, changements de statuts, rappels et structuration des données. Ces automatisations ont permis de sécuriser le suivi des opportunités tout en réduisant la charge administrative.

Comme dans tout projet de transformation, des obstacles ont été rencontrés. L’adoption d’un nouvel outil implique nécessairement un changement d’habitudes. Mais grâce à un accompagnement étroit et à une logique de déploiement pragmatique, ces freins ont pu être levés progressivement.

9. Adoption et conduite du changement

L’adoption de HubSpot a été un enjeu central du projet. Dès le départ, un travail important a été mené pour embarquer les équipes, expliquer le sens du projet et démontrer la valeur ajoutée concrète de l’outil. Des formations adaptées aux différents profils ont été organisées, accompagnées de supports pratiques et de sessions de suivi. L’objectif n’était pas de former “à l’outil”, mais de montrer comment HubSpot pouvait simplifier le quotidien et améliorer l’efficacité collective. L’implication forte de la direction a également joué un rôle clé. En portant le projet au plus haut niveau, Rheonova a envoyé un signal clair : HubSpot n’était pas un outil optionnel, mais un pilier stratégique de l’organisation.

10. Résultats et impacts observés

Les bénéfices du projet se sont rapidement fait sentir. Rheonova a gagné en visibilité sur son activité commerciale, avec un pipeline clair, partagé et exploitable en temps réel. Les équipes ont constaté un gain de temps significatif, notamment grâce à la réduction des tâches manuelles et à la centralisation de l’information. La qualité des données s’est améliorée, tout comme la coordination entre les commerciaux et les chargés d’affaires. La direction dispose désormais d’indicateurs fiables pour piloter la performance et anticiper la croissance. Au-delà des chiffres, HubSpot a profondément transformé la manière de travailler. Les équipes sont plus alignées, plus autonomes et mieux équipées pour accompagner des projets complexes.

11. Apprentissages et vision long terme

Ce projet a confirmé un enseignement clé : dans un contexte de vente complexe, le CRM n’est pas un simple outil de suivi, mais un véritable levier stratégique. Lorsqu’il est bien pensé et bien adopté, il devient un accélérateur de croissance. Pour Rheonova, HubSpot s’inscrit désormais dans une vision long terme. La plateforme constitue une base solide sur laquelle de nouveaux usages pourront être construits, notamment en matière de prospection, d’automatisation avancée ou de marketing. Ce projet n’est pas une fin en soi, mais une étape structurante dans la trajectoire de l’entreprise. Une étape qui permet à Rheonova d’aborder l’avenir avec plus de clarté, de maîtrise et d’ambition.

Yes We Sales, excellent partenaire pour la migration du CRM. J'ai eu le plaisir de travailler avec Samir dans le cadre de notre migration, et je ne peux que recommander son accompagnement. Samir s'est montré particulièrement efficace dans la gestion de la migration, ce qui m'a permis d'avancer sereinement. j'ai beaucoup apprécié sa dimension pédagogique et sa disponibilité lors de l'accompagnement.

Lama Soueidan Sales and Marketing Director