Dès les premières discussions avec les fondateurs de Terracall, une conviction forte s’est imposée : l’outil CRM devait être plus qu’un simple support opérationnel. Il devait jouer un rôle central dans la structuration du produit, de la stratégie d’acquisition et de l’expérience client.

 

En effet, lancer un opérateur mobile B2B intégrant de l’intelligence artificielle exige bien plus qu’un bon produit. Cela suppose :

• de cartographier l’ensemble du parcours client dès les premiers instants,

• de centraliser les données pour piloter avec précision l’acquisition, la conversion et la rétention,

• et surtout, de mettre les équipes en capacité d’agir rapidement et de manière coordonnée, avec une plateforme flexible, connectée et exploitable sans friction.

 

Des objectifs ambitieux dès la phase de création

Lors de notre première rencontre, Terracall était en phase de pré-lancement produit, avec un MVP fonctionnel de Jarvis, quelques bêta-testeurs, et une volonté forte d’aller vite. Pour Laurent Tostain, CEO et cofondateur, il était impératif de :

• construire une stratégie marketing et commerciale cohérente avec le produit,

• gagner rapidement des parts de marché dans un univers concurrentiel,

• et fournir une expérience client différenciante, digne d’une startup technologique ambitieuse.

Ces objectifs impliquaient un socle CRM capable de tout tracer : depuis l’acquisition (publicité, référencement, formulaires) jusqu’à la vente, l’onboarding client, et même la satisfaction post-achat.

Choisir HubSpot en phase de création n’était pas seulement une question de technologie. C’était un pari stratégique : celui de construire tout de suite une architecture saine, qui pourrait soutenir la croissance rapide à venir, sans créer de dette technique ou organisationnelle.

Cette vision partagée nous a permis de lancer le projet avec une vraie clarté : chaque configuration, chaque automatisation, chaque tableau de bord a été pensé comme un levier d’action concret, et non comme une fin en soi.

Le projet HubSpot pour Terracall s’est déroulé sur une période de six mois, en parallèle du lancement opérationnel de la société. Cette temporalité a impliqué une forte rigueur dans l’organisation, mais aussi une agilité constante pour s’adapter à l’évolution rapide des besoins business.

Une feuille de route alignée sur le go-to-market

Dès la première réunion de cadrage avec Laurent Tostain, CEO et cofondateur, nous avons construit une feuille de route claire : faire de HubSpot un outil opérationnel dès les premières actions d’acquisition et de vente.

Le projet s’est articulé en trois grandes phases, mêlant stratégie, configuration technique, et accompagnement humain :

 

Avant toute configuration, nous avons réalisé un diagnostic des besoins métiers avec les fondateurs et les responsables Sales & Marketing. Il s’agissait notamment de :

• Formaliser les parcours clients types (prospects inbound, leads issus des Ads, demandes de démo, essais gratuits, etc.).

• Identifier les points de contact à automatiser.

• Définir les rôles utilisateurs, les typologies de données à migrer, et les champs spécifiques au produit Jarvis.

Nous avons ensuite conçu une architecture CRM sur mesure, incluant :

• la personnalisation des objets standards (Contacts, Entreprises, Transactions, Tickets),

• la définition d’un pipeline de vente adapté à un cycle court B2B,

• la planification des workflows à fort impact, alignés avec les objectifs business.

Une fois la structure CRM validée, nous avons engagé la phase d’implémentation. Cette étape a été réalisée en mode itératif, pour valider chaque bloc fonctionnel au fur et à mesure, en co-construction avec les équipes.

Les livrables techniques ont inclus :

• La configuration complète de HubSpot (paramétrage global, gestion des utilisateurs et autorisations par équipe).

• La personnalisation des objets : création de propriétés spécifiques liées aux cycles d’essai, aux niveaux d’engagement client, et à l’usage de Jarvis.

• La migration des données : import des premiers leads issus de l’équipe Sales, structuration de l’historique, normalisation des champs.

• L’intégration avec le SaaS Terracall, afin que l’usage du produit (activation, conversion, satisfaction) soit suivi dans HubSpot.

• La mise en place de 15 workflows automatisés, allant de l’activation post-formulaire à la relance des leads inactifs ou la demande de feedback post-utilisation.

Chaque automatisation a été conçue en lien direct avec un moment-clé du cycle de vie client :

• En amont : activation des leads issus des campagnes Ads.

• Au milieu : conversion des essais gratuits via du nurturing personnalisé.

• En aval : satisfaction client et relances commerciales ciblées.

Une fois la plateforme en place, nous avons assuré un accompagnement personnalisé des équipes via :

• 5 sessions de coaching métier (orientées usage commercial, marketing et reporting).

• 5 sessions de coaching technique (paramétrage avancé, administration HubSpot, gestion des workflows et des dashboards).

Ce double volet de formation a permis une adoption fluide et rapide, rendue possible par le profil très digital des équipes de Terracall. Leur autonomie croissante sur HubSpot a été visible dès le deuxième mois, notamment par leur capacité à modifier des workflows, créer des segments et ajuster les dashboards sans aide externe.

 

Le projet s’est déroulé dans un climat de collaboration étroite et transparente, facilité par la disponibilité et la clarté stratégique de Laurent Tostain. Chaque itération a été validée rapidement, ce qui a permis de garder un rythme soutenu sans compromis sur la qualité.

L’implication directe de l’équipe Sales et de la responsable marketing a également permis de valider l’alignement entre le CRM et les usages terrain, évitant ainsi le piège d’une solution “hors-sol”.

Le fait de travailler sur un produit tech, porté par une équipe native du numérique, a largement facilité l’efficacité des échanges et la prise de décision.

Un pilotage en mode “co-construction agile”

Nous avons opté pour une méthodologie inspirée du design agile :

• des cycles courts,

• des démonstrations fréquentes,

• des ajustements au fil de l’eau.

Cette approche a permis à Terracall de prendre des décisions éclairées en cours de route, en visualisant concrètement les impacts de chaque configuration sur leur activité.

Un des aspects différenciants du projet résidait dans la nécessité de connecter les données du produit (Jarvis) avec le CRM. L’objectif : permettre aux équipes de visualiser, segmenter et agir en fonction de l’usage réel du produit.

L’intégration a été menée via l’API de Terracall. Elle a permis :

Un autre pilier de la mission a été de traduire les rôles internes dans HubSpot, pour que chacun dispose d’un environnement opérationnel clair, cohérent et utile.

Définition des autorisations & vues personnalisées

Les utilisateurs ont été répartis en trois équipes principales :

• Marketing : accès à tous les assets marketing, campagnes, scoring, listes, mais pas aux transactions.

• Sales : accès aux fiches contacts/entreprises/transactions, tâches, pipelines, séquences.

• Administrateurs : supervision complète, gestion des propriétés, automatisation et rapports.

Chaque équipe dispose de vues filtrées dans les objets CRM (par exemple : “mes contacts actifs”, “mes opportunités ouvertes”, etc.) pour gagner en lisibilité.

Pipeline de ventes et guide conversationnel

Le pipeline commercial a été conçu avec des étapes claires, engageantes et actionnables. Chaque étape contient :

• des propriétés obligatoires (montant estimé, source, deadline),

• un guide conversationnel intégré, qui donne des conseils au commercial : questions à poser, objections à anticiper, next step recommandée.

Cette approche a permis de standardiser le discours commercial tout en laissant place à la personnalisation.

Tâches, séquences et cadences

Les commerciaux bénéficient de :

• tâches générées automatiquement (essais à relancer, RDV à confirmer, opportunités à suivre),

• une séquence email structurée, avec délais et relances,

• des alertes basées sur l’inactivité, pour éviter les leads “oubliés”.

Cette structuration légère mais précise favorise une exécution rigoureuse, sans bureaucratie.

 

L’adoption d’HubSpot ne pouvait être réussie que si les équipes devenaient rapidement autonomes et confiantes dans l’usage de la plateforme. C’est pourquoi nous avons mis en place un coaching réparti en deux volets complémentaires.

Coaching fonctionnel : adopter les bons réflexes

Durant 5 sessions d’une heure, nous avons accompagné les équipes Sales et Marketing dans l’usage quotidien d’HubSpot :

• Création et suivi des contacts/opportunités,

• Utilisation des tâches et séquences,

• Création de listes et segmentation,

• Pilotage via les tableaux de bord.

Résultat : dès la troisième session, les utilisateurs ont commencé à faire évoluer eux-mêmes leur environnement, à tester de nouveaux segments, et à construire des campagnes.

 

Coaching technique : autonomie sur l’administration. En parallèle, 5 sessions ont été dédiées à l’administration avancée de la plateforme :

• Création/modification de propriétés,

• Conception de nouveaux workflows,

• Duplication de tableaux de bord,

• Analyse de la data HubSpot (exports, filtres croisés, etc.).

Ce volet a permis à l’équipe de Terracall d’être totalement indépendante sur le pilotage de sa plateforme, sans dépendre d’un prestataire externe.

 

Une adoption rapide, partagée et enthousiaste

L’un des grands succès du projet a été l’adhésion rapide de l’ensemble des collaborateurs. Habitués aux produits SaaS et aux outils no-code, les équipes ont vu HubSpot non comme une contrainte, mais comme un prolongement logique de leur quotidien.

Terracall n’est pas une entreprise comme les autres. C’est une startup née avec une ambition claire : changer la manière dont les professionnels utilisent le téléphone grâce à l’intelligence artificielle.

 

Pour soutenir cette ambition, il fallait un outil à la hauteur — capable de centraliser, d’automatiser, de structurer, mais aussi de grandir avec eux. HubSpot a été ce catalyseur.

En six mois :

• L’outil est devenu le système nerveux de l’entreprise.

• Les équipes sont opérationnelles et autonomes.

• La donnée client est fiable, exploitable, actionnable.

Mais au-delà de l’outil, c’est une culture de l’alignement et de la rigueur qui a été posée. Et cette culture, dans une startup en phase de lancement, est sans doute le plus grand actif.

La prochaine étape ? Continuer à itérer, à affiner les parcours, à tester de nouveaux scénarios, et surtout, à faire de chaque interaction client une opportunité de valeur.

Terracall a mis en place les fondations d’une croissance saine, data-driven, humaine et intelligente. HubSpot en est le socle. L’équipe, son moteur.