Problématiques

Le projet VIVAGO visait, dès sa création, à structurer une organisation digitale professionnelle, agile et capable de délivrer une expérience client haut de gamme. Pour atteindre ce niveau d’exigence, le fondateur souhaitait :

• Poser les bases d’un CRM évolutif et robuste
• Centraliser l’ensemble des échanges (WhatsApp, téléphone, SMS, portail)
• Industrialiser le parcours client avec des process automatisés
• Offrir un reporting de qualité pour piloter l’activité
• Garantir une traçabilité et une proactivité dans la gestion médicale

Le fondateur, issu d’un parcours scientifique, recherchait un accompagnement stratégique complet pour configurer HubSpot à la fois comme outil, mais aussi comme socle d’organisation et de montée en compétences interne.

Objectifs du projet

✅ Créer une base CRM segmentée et intelligente
✅ Automatiser les rappels médicaux selon âge, sexe, pathologie, type d’abonnement
✅ Assurer une relation client multicanale fluide et rapide
✅ Structurer le reporting business pour les investisseurs et partenaires
✅ Offrir une expérience "luxury-grade" à une clientèle exigeante

Solutions déployées

Yes We Sales a accompagné VIVAGO pendant 3 mois, avec des points hebdomadaires, des tests d’outils complémentaires (Twilio, ControlHippo, Stripe) et une co-construction continue du parcours client.
Pour répondre aux exigences de VIVAGO et de sa clientèle premium, Yes We Sales a conçu un parcours client digital entièrement intégré dans HubSpot, du premier point de contact jusqu’au suivi post-hospitalisation.

1. Centraliser les demandes multicanales

L'expérience client VIVAGO débute souvent par une demande urgente ou confidentielle, transmise par WhatsApp, téléphone, email, formulaire ou portail web. Grâce à HubSpot, l’ensemble de ces canaux est centralisé dans un outil unique, permettant aux équipes d’avoir une vision globale, instantanée et historisée des échanges.
Un système intelligent de création automatique de tickets a été mis en place pour que chaque demande génère un dossier de suivi attribué à un patient manager, garantissant un traitement fluide et personnalisé.

2. Acquérir de nouveaux abonnés et fluidifier l'onboarding

Lorsqu’un prospect souhaite s’abonner au service VIVAGO, un parcours de souscription automatisé se déclenche. Le pipeline commercial, personnalisé dans HubSpot, guide l’équipe dans les différentes étapes : prise de contact, collecte d'informations médicales, validation du service souhaité, et surtout, facilitation du paiement via l’intégration de partenaires bancaires et de Stripe.
Des workflows d'automatisation personnalisés permettent d’envoyer des messages adaptés selon la langue, le pays, et le profil du client (âge, pathologie, historique médical). Le but : garantir un onboarding fluide et rassurant, à la hauteur de la promesse haut de gamme.

3. Suivi & coordination des parcours patients

Chaque abonné est ensuite suivi par un patient manager, qui dispose d’un accès centralisé à son historique, ses demandes, ses documents médicaux et ses échanges. HubSpot agit ici comme un véritable cockpit opérationnel, facilitant la coordination entre l’abonné, les partenaires médicaux, et les équipes internes.
Les workflows guident le patient manager dans le traitement des demandes (bilan de santé, deuxième avis médical, hospitalisation) tout en notifiant les bonnes parties prenantes aux bons moments.

4. Mise à disposition d'un portail client

• Suivre l’avancée de ses demandes médicales
• Consulter ses documents
• Poser des questions via un chatbot intégré
• Modifier certaines informations administratives

5. Transmission et coordination avec les établissements médicaux

Une fois la demande qualifiée, les informations nécessaires sont automatiquement transmises aux hôpitaux et cliniques partenaires via des tickets dédiés. L’équipe de VIVAGO peut suivre, depuis HubSpot, chaque étape du traitement médical, de la planification au retour du patient, tout en assurant la logistique du séjour (hébergement, transport, accompagnement).

6. Suivi post-hospitalisation & feedback client

À la fin de chaque prise en charge, des enquêtes de satisfaction et un NPS sont envoyés pour recueillir le retour d’expérience. Ces données sont analysées dans des tableaux de bord dynamiques, permettant à la direction de piloter la qualité de service, d’identifier les points d’amélioration, et de valoriser les partenaires les plus performants.

7. Proactivité médicale : rappels personnalisés

L’un des points forts du dispositif réside dans les workflows intelligents de rappel de bilans de santé, construits selon des critères croisés : âge, sexe, antécédents médicaux, pays de résidence, langue parlée.
Ces rappels ne sont pas génériques : ils sont pensés pour anticiper les risques, rassurer les abonnés et les inciter à effectuer leurs contrôles de manière régulière, contribuant à la mission centrale de VIVAGO : prévenir plutôt que guérir.

Résultats obtenus

Grâce à la mise en place de l’écosystème HubSpot, VIVAGO a pu :

✅ Gagner en proactivité médicale : rappels et actions ciblées déclenchées automatiquement
✅ Offrir une expérience fluide et centralisée à ses abonnés premium
✅ Soulager les équipes sur les tâches répétitives grâce à l’automatisation
✅ Piloter son activité avec des données fiables, exploitables pour la croissance
✅ Construire une relation de confiance avec des partenaires stratégiques de niveau mondial